電子帳簿保存制度は、2022年度税制改正で措置された「宥恕措置」が2023年12月末をもって廃止され、いよいよ2024年１月から義務化される。その義務化を前に、国税庁は電子取引データの保存方法の確認を呼びかけている。申告所得税･法人税に関して帳簿･書類を保存する義務のある者が、注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子取引データを保存しなければならない。
保存が必要なデータについては、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）に相当するデータを保存する必要がある。ただし、あくまでデータでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならないわけではない。受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要があるので留意が必要だ。
電子データを保存するためには、(1)改ざん防止のための措置をとる必要、(2)「日付・金額・取引先」で検索できる必要、(3)ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要、がある。保存するファイル形式は問わないので、ＰＤＦに変換したものや、スクリーンショットでも問題はない。改ざん防止のための措置は、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用等をかけずに導入できる方法もある。
改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは国税庁のホームページに掲載されている。上記のほか、「タイムスタンプを付与」、「訂正･削除の履歴が残るシステム等での授受･保存」といった方法もある。また、検索要件を満たすためには、専用のシステムを導入していなくても、「表計算ソフト等で索引簿を作成する方法」か「規則的なファイル名を付す方法」のいずれかの方法で対応することができる。
前者は、表計算ソフト等で索引簿を作成、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法だ。索引簿のサンプルは、国税庁ホームページに掲載されている。また、後者は、データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できる方法だ。税務調査の際に職員から電子取引データのダウンロードの求めがあった場合には、その電子取引データを提出することになる。
国税庁の広報パンフレットは
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf