国税庁が年末調整手続きの電子化をＰＲしている。2021年１月の申告分から、法定調書（年末調整）の電子化が義務づけられた。対象企業は、前々年度（２年前）に発行した法定調書が種類ごとにみて100枚以上である企業だ。対象となった場合、ｅ－Ｔａｘや光ディスク等で申告が必要となる。例えば、2020年に発行した給与所得の源泉徴収票が120枚であった場合、2022年度の申告から給与所得の源泉徴収票は電子化の対象となっている。
ただし、電子化の対象となるのは法定調書の種類ごとになるため、年末調整にかかわる法定調書を100枚以上発行していなければ、電子化の対象とはならない。これまでの年末調整では、従業員は保険会社から保険料控除証明を書面（ハガキ）で受け取り、それを基に手書きで保険料控除申告書を作成して書面で勤務先に提出するなど、年末調整の一連の手続きを書面で行っていた。
これらの一連の手続きが電子化されると、従業員は控除証明書を電子データで受け取り、そのデータを電子化に対応した民間ソフトウェアや国税庁が提供する「年調ソフト」にインポートすることで、各種控除申告書をデータ作成しメール等で勤務先に提出ができるようになる。国税庁では、控除証明書の電子データの取込から控除申告書のデータ作成に対応した「年調ソフト」を開発し、各アプリストアや国税庁ホームページで公開している。
つまり、年末調整手続きの電子化とは、(1)従業員が控除証明書等を電子データで取得し、それを利用して年末調整申告書データを作成すること、(2)勤務先が従業員から(1)の年末調整申告書データ及び控除証明書等データの提供を受け、これを利用して年税額等の計算を行うこと、の２つを実施することにより、年末調整手続をデータ処理することだ。これにより勤務先・従業員双方の年末調整に係る事務負担を軽減するための施策だ。
国税庁では、電子化のメリットとして、(1)保険料控除等の控除額の検算が不要、(2)控除証明書等のチェック事務が削減（従業員が控除証明書等データを利用した場合）、(3)従業員からの問い合せが減少、(4)年末調整関係書類の保管コストが削減を、また、従業員のメリットとして、(1)控除額等の記入・手計算が不要、(2)控除証明書等データを紛失しても再交付依頼が不要、(3)勤務先からの問合せが減少、などを挙げて電子化を勧めている。